Tugas Psikologi Manajemen ke-2

Pengorganisasian Struktur Manajemen

a.      Defisini Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah keseluruhan pengelompokan orang-orang untuk menjalani suatu proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.

b.      Definisi Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapkan dan di inginkan.

c.       Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen

Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen karena dalam pengorganisasian dikelompokkan orang-orang untuk menjalani kegiatan operasional, untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Sehingga pengorganisasian memudahkan manager dalam proses manajemen dalam melakukan pengawasan kegiatan operasional. Dan memudahkan manager untuk membagi tugas kepada karyawan, siapa yang mengerjakan dan bertanggung jawab atas tugas yang telah diberikan.

Actuating dalam Manajemen

a.      Definisi Actuating

Actuating (pelaksanaan) adalah upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan memberikan motivasi agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

b.      Pentingnya Actuating

Pentingnya actuating karena mempengaruhi orang – orang agar bersedia menjadi pengikut, menaklukan daya tolak seseorang dan membuat orang dapat mengerjakan tugasnya dengan baik.  Selain itu mempercepat proses perencanaan untuk segera mencapai tujuan yang akan dicapai.

c.       Prinsip Actuating

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam actuating antara lain :
1. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
3. Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi
4. Menghargai hasil yang baik dan sempurna
5. Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih
6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup
7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya
      Sedangkan menurut Haris (2011) actuating yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a. Prinsip mengarah pada tujuan
      Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan anggota terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain, seperti perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan anggota.

b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c.  Prinsip Kesatuan Komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Jika para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya, dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Mengendalikan Fungsi Manajemen

a.      Definisi Mengendalikan (controlling)

Pengendalian /Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. (Schermerhorn,2002)

Pengendalian/Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.  (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Jadi, controlling atau mengendalikan adalah suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai.

b.      Langkah-langkah dalam kontrol

Secara umum, pengendalian atau kontrol dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja
2. Mengukur kegiatan
3. Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan
4. Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi

c.       Tipe-tipe kontrol

Tipe-tipe kontrol diantaranya :

1)      (Awal) Preliminary, Kadang-kadang disebut kendali feedforward. Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya

2)      (Saat ini) Concurrent, Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

3)      (Akhir) Post-action, Kadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

d.      Kontrol Proses Manajemen

Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan  oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi melakukan tugas-tugas yang diberikan dengan baik dan sesuai dengan tujuan apa yang dicapai, dan mengendalikan agar proses manajemen tidak mencapai tujuan lain selain tujuan yang akan dicapai dan telah ditetapkan.

Pengorganisasian dalam Perusahaan

            Dalam suatu perusahaan alangkah lebih baik jika dilakukan pengorganisasian. Sebelumnya harus kita ketahui dulu apa itu pengorganisasian? Pengorganisasian adalah keseluruhan pengelompokan orang-orang untuk menjalani suatu proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya.           Struktur organisasi yang dimaksud adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapkan dan di inginkan.

Dalam suatu perusahaan diperlukan pengorganisasian agar tugas-tugas dan rencana yang akan dicapai  sebagai tujuan dari perusahaan lebih mudah untuk diselesaikan dan tujuannya dapat dicapai secara maksimal.

Contohnya, manager dan bagian HRD dalam suatu perusahaan memberikan tugas kepada beberapa orang  untuk menangani masalah biaya operasional perusahaan, yang dikelompokkan menjadi orang-orang yang bekerja di bagian administrasi. Paling tidak karyawan yang dipilih merupakan sarjana di bidang Ekonomi. Sehingga pemasukan dan pengeluaran biaya di dalam perusahaan dapat di kontrol dan di atur dengan baik.

Kemudian untuk bidang lain misalnya bagian penerimaan karyawan (HRD) diperlukan orang-orang yang memiliki keahlian khusus untuk bekerja di bidang HRD, misalnya karyawan yang seorang lulusan Psikologi atau bidang Sumber Daya Manusia (SDM).

Karena orang-orang yang memiliki keahlian dan bekerja sesuai dengan bidangnya masing-masing maka akan lebih mudah dalam mencapai tujuan yang diinginkan dan yang akan dicapai oleh perusahaan. Pengorganisasian dalam perusahaan pun sangat memudahkan manager dalam mengelola perusahaan, karena karyawan sudah bekerja dalam bidangnya masing-masing.

Actuating Mempercepat Tujuan Perusahaan

      Actuating (pelaksanaan) adalah upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan memberikan motivasi agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

            Actuating (pelaksanaan) dapat mempercepat tujuan perusahaan karena sudah jelas bahwa pelaksanaan ini menjadikan perencanaan dari suatu perusahaan menjadi kenyataan. Akan tetapi tetap harus direncanakan dengan matang, tidak terburu-buru dan harus disesuaikan dengan keadaan yang terjadi agar hasilnya pun maksimal dan sesuai dengan yang diharapkan.

            Apabila pelaksanaan nya selalu ditunda dan mengulur ngulur waktu maka tujuannya pun tertunda dan bisa saja berubah-ubah pula jika tidak direncanakan dengan baik dan matang.

            Selain itu karyawannya pun harus diberikan motivasi dan pengarahan agar tugas yang diberikan mampu dikerjakan secara optimal sesuai dengan bidangnya dan sesuai juga dengan tujuan yang diinginkan.

Controlling dalam Organisasi atau Perusahaan

Controlling atau pengawasan adalah suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Dalam suatu perusahaan atau organisasi diperlukan pengawasan agar apa yang dikerjakan tidak keluar dari tujuan yang akan dicapai.

Dalam melakukan pengawasan ini, perusahaan harus menetapkan standar dan metode dalam pengukuran kinerja, selain itu mengukur sejauh mana kegiatan yang akan dilaksanakan, kemudian tidak lupa membandingkan hasil pengawasan dengan hasil kegiatan yang dilakukan karyawan dan melakukan koreksi terhadap penyimpangan yang terjadi selama proses pengawasan dilakukan.